Saisie comptable automatisée

Aperçu du cas d’usage

Description

Des logiciels utilisant de l’Intelligence Artificielle traitent et analysent des factures ce qui permet d’automatiser la tâche de saisie des factures dans le logiciel comptable, qui est à faible valeur ajoutée pour le comptable.
Concrètement, à partir d’une facture reçue numériquement ou numérisée, le logiciel réalise les actions suivantes :

• Lecture de la facture avec une identification des principaux éléments présents dans la facture (vendeur, acheteur, date de la facture, prix, TVA, catégorie de produit…).
• Affectation de la facture avec le bon code comptable dans le logiciel de comptabilité selon les règles métiers prédéfinis.

Le comptable contrôle et confirme l’affectation dans le logiciel comptable les éléments de la facture.

Technologies IA

Lecture automatique de documents (LAD) avec utilisation d’un moteur de reconnaissance optique de caractères (OCR) et des technologies de reconnaissance sémantique.

L’entrainement de l’algorithme du logiciel est réalisé avec du machine learning ou du deep learning.

Attention :
La performance du logiciel dépend du volume et de la variabilité des factures utilisées pour l’entrainement. Il est possible d’améliorer en continue la performance en indiquant où se trouvent les éléments lorsqu’un une facture n’est pas reconnue.

Témoignage :
Automatisation de la saisie comptable avec Cogedis

Présentation de la société

Cogedis est une association de gestion et de comptabilité qui gère environ 19 000 clients, majoritairement des TPE via un réseau de 85 agences principalement localisées dans le grand ouest, Paris et en région parisienne. Depuis une vingtaine d’années, Cogedis mène une stratégie de différenciation basée sur l’offre et le conseil (juridique, fiscal, financement…).

Facteurs clés de succès selon l’entreprise témoin

• Les solutions clés en main sur le marché ne répondaient pas aux besoins du Groupe Cogedis en raison de la trop forte diversité de factures. Aussi, le Groupe Cogedis a choisi de co-développer un logiciel avec une entreprise maîtrisant l’IA.
• Il est important que les métiers comptables et les développeurs d’IA collaborent étroitement tout au long du projet.
• En début de projet, il faut être extrêmement clair sur sa stratégie et se fixer un objectif.
• La conduite du changement est une phase très importante car le quotidien des métiers est fortement impacté. Il faut essayer de banaliser le sujet, d’enlever le tabou. Dans un premier temps, il faut donner la main aux collaborateurs en les laissant choisir leurs dossiers.
• Pour traiter les objections, il faut être extrêmement proche de la réalité du terrain et vraiment aller dans le détail.
• La formation pour la prise en main d’outils doit être courte, à distance et répétée si besoin.