Gouvernance des données : enjeux et bonnes pratiques

Pourquoi mettre en place une gouvernance des données ?

La gouvernance des données représente l’ensemble des procédures mises en place dans une organisation afin d’encadrer la collecte et l’utilisation des données. L’ambition est autant l’optimisation de cette ressource clé que le respect des obligations légales.

L’objectif de la gouvernance des données est d’instaurer un cadre connu et accepté au sein de l’organisation, définissant entre autres la nomenclature des données, leur durée de conservation et les processus de collecte mais également les responsabilités internes qui leur sont liées.

La mise en place d’une gouvernance des données permet :

• Une meilleure qualité et compréhension des données grâce à un cadre de référence commun en interne, qui garantit une cohérence dans la collecte et l’utilisation. Chaque entité sait où trouver en interne les données dont elle a besoin pour améliorer sa performance.
• Une conformité et une éthique améliorées, grâce aux règles claires de collecte et d’utilisation établies en amont, qui permettent de tracer la provenance des données.

L’enjeu de la gouvernance se révèle d’autant plus crucial pour les entreprises stockant des données dans le cloud.

Cela implique en effet de déléguer à des tiers la gestion de l’infrastructure ou la sécurité par exemple. Cela peut s’avérer problématique lorsque la réglementation impose de conserver les données dans le pays d’origine et non pas sur des serveurs étrangers. Que ce soit pour les processus de migration des données vers le cloud, ou bien ceux liés au traitement, des règles claires et partagées par tous en interne doivent être mises en place afin d’assurer la sécurité et la fiabilité des données disponibles.

Les humains au cœur de la responsabilité de la donnée

Si la collecte et la gestion des données sont fortement automatisées, ce sont bien d’humains dont les entreprises ont besoin pour une gouvernance efficace et solide.
De nouveaux métiers ou rôles voient le jour, leur présence dans les organisations dépend des besoins et de la stratégie choisie.
On peut citer le Chief data officer qui supervise le programme de gouvernance des données et en porte la responsabilité ; les Data owners, responsables de l’état d’un type de données en tant qu’actif ; les Data stewards, qui assurent au quotidien que les normes et cadres sont respectés ; ou encore les Data custodians qui gèrent les intégrations, maintenances et mises à jour des données dans le respect des règles de gouvernance.

Afin que ces différents rôles se coordonnent de manière fluide et efficace, il est nécessaire de mettre en place des ressources communes. Un glossaire permet de s’assurer que tous utilisent et comprennent les éléments clés liés aux données, comme par exemple la signification du terme « client actif » et ce qu’il comporte comme données. Une cartographie a pour avantage quant à elle de documenter les actifs de données, leurs caractéristiques et la façon dont les données circulent dans une organisation.

Comment mettre en place une gouvernance des données

Plusieurs phases sont nécessaires à la mise en place d’une stratégie de gouvernance des données :

• Analyser ce qui se fait déjà dans l’entreprise en termes de gestion des données. Le département IT a peut-être déjà mis en place des process au niveau du cycle de vie des données et des systèmes, l’organisation, la sécurisation, l’horodatage, le suivi des fournisseurs etc. Sont-ils suffisants ? efficaces ? conformes à la règlementation ?
• Déterminer les rôles nécessaires à la gouvernance et choisir les membres, en n’oubliant pas d’inclure le top management afin de constituer le comité.
• Définir la stratégie de gouvernance (règles, cadre, implémentation…) en fonction des besoins de l’entreprise et des différentes règlementations auxquelles elle est soumise.
• Définir des mesures de contrôle afin de garantir la pérennité mais également l’adaptabilité de la gouvernance.

La gouvernance doit permettre la disponibilité des données (accès sécurisé des utilisateurs et sauvegarde afin d’assurer une continuité de service), l’utilisabilité des données (facilité d’appropriation et d’utilisation des outils donnant accès à la donnée), l’intégrité des données (mise à disposition de données cohérentes, fiables, pertinents et valides), ainsi que la sécurité des données.

Une gouvernance des données permet à une organisation d’utiliser de manière optimale ses données afin d’améliorer sa performance, mais également de sécuriser ces dernières et d’assurer la conformité aux règlementations en vigueur. Autant d’avantages et de réduction des risques qui poussent de plus en plus d’entreprises à implémenter une gouvernance efficace.