Collecte et rapprochement automatisé des factures et des notes de frais

Cas d’usage

Description

Les solutions d’Intelligence Artificielle permettent la collecte et le traitement de manière automatique des factures et des notes de frais.

Concrètement :

• Grâce à un accès à une ou plusieurs boites emails et sites internet pertinents (edf…), les factures sont automatiquement collectées et recensées.
• Les collaborateurs utilisent une application pour prendre en photo les reçus des notes de frais.
• Le logiciel récupère les informations importantes de ces documents (émetteur, montant…).
• Une correspondance est réalisée entre ces documents avec les mouvements bancaires afin de faciliter la comptabilité et informe en cas d’incohérence.

Le comptable ou personne en charge contrôle et/ou valide les éléments dans le logiciels et les collaborateurs sont remboursés de leur note de frais.

Technologies IA

Lecture automatique de documents (LAD) avec utilisation d’un moteur de reconnaissance optique de caractères (OCR) et des technologies de reconnaissances sémantiques.

Témoignage :
Collecte et rapprochement de factures et notes de frais avec HTS Consulting

Présentation de la société

HTS Consulting est un cabinet de conseil qui intervient principalement avec des entreprises du CAC 40 et du SBF-120. Ses domaines d’expertise sont :

• La stratégie et l’innovation
• La performance et l’expérience client
• La transformation des organisations

L’entreprise peut également intervenir sur des projets de recommandation opérationnelle et développer des outils ad hoc pour ses clients. Créé en 2015 en région parisienne, le cabinet compte aujourd’hui une trentaine de collaborateurs.

L’implémentation d’Intelligence Artificielle s’est inscrite dans une logique de mise en place de procédés suite à la croissance du cabinet.

Présentation de la solution IA

La solution choisie utilise l’IA pour collecter les factures et les rapprocher des mouvements bancaires mais aussi saisir les informations des notes de frais collectées et faciliter leur remboursement. Une plateforme permet de visualiser l’état d’avancement des rapprochements bancaires en temps réel et d’avoir un aperçu de la situation financière de l’entreprise mois par mois grâce à un outil de gestion de trésorerie. Concrètement, la solution :

• Analyse les boites mail pour y trouver les factures ;
• Détecte les factures sur les comptes fournisseurs ;
• Analyse les photos des notes de frais pour en détecter les principaux éléments et les trier ;
• Rapproche ces différentes pièces comptables aux mouvements bancaires correspondants.

Facteurs clés de succès selon l’entreprise témoin

1. L’outil est d’autant plus performant que la nature des dépenses est récurrente. Si ce n’est pas le cas, l’intervention humaine reste nécessaire sur les dépenses ponctuelles car l’outil peut avoir du mal à rapprocher des factures.
2. Il faut investir suffisamment de temps en début d’utilisation pour la configuration de l’attribution automatique des codes comptables. La précision de la définition des règles de rapprochement des pièces comptables, des écritures comptables avec les transactions bancaires est essentielle.
3. Il est important que l’expert-comptable de l’entreprise puisse intégrer la solution retenue. Il est nécessaire de l’impliquer dès le début, dans le paramétrage de l’outil.
4. Le bon usage de l’application nécessite que tous les utilisateurs / personnes concernées par l’outil soient familiarisées et utilisent la solution.
5. L’intervention humaine reste importante, pour suppléer à IA en cas de difficulté de lecture ou d’erreur.